Chap. 4 : Organiser un événement d’animation

L’organisation d’un événement nécessite une planification et une préparation intensives, sachant qu’une grande partie du travail commence quelques mois avant l’événement. La plupart du temps, les événements paraissent se dérouler comme sur des roulettes : tous les éléments suivent le programme prévu. La planification est la clé d’un événement de chapitre réussi.

IV.1. Décision du thème de l’événement

Chaque événement suit un thème et un objectif desquels découleront l’organisation de l’événement, les publics ou participants cibles, les invités et l’approche marketing. En général, un événement de chapitre tel qu’une conférence régionale pour une communauté technique donnée intéressera les participants actifs dans ce secteur ainsi que les sponsors qui peuvent faire connaître leurs produits pendant l’événement.

En outre, le thème de l’événement ou du séminaire détermine également le type de canal marketing à utiliser pour la publicité. Il en va de même de l’équipe d’organisation qui doit connaître le thème de l’événement afin de bien identifier les participants cibles et les entreprises qu’il convient de démarcher.

IV.2. Choix des lieux

Le choix des lieux dépend fortement de la taille de l’événement.  D’habitude, la taille est déterminée par le nombre de participants, les activités durant l’événement et par les besoins de locaux supplémentaires, lorsque nécessaires à des fins d’exposition.

La localisation et les standards de qualité des lieux sont également des facteurs d’importance. Il est toujours conseillé de visiter plusieurs lieux et d’examiner leur localisation, le niveau des services, l’ambiance et les coûts avant de prendre une décision.

IV.3. Financement des Événements

Demandez quels sont les aménagements. Lorsque vous rencontrez le responsable de la location, il est important de s’assurer que le propriétaire des lieux en question vous permet d’afficher des accessoires de promotion de votre événement. Le responsable de la location doit expliquer les limites ou la disponibilité des éléments suivants :

• Possibilité d’afficher des banderoles/panneaux/signalétique.
• Toute restriction concernant l’affichage d’informations relatives à l’événement.
• Disponibilité de bureaux d’information/concierge.

Visitez les locaux. Les locaux doivent être en bon état et l’intendant des locaux doit être prêt à parer à toute situation. Considérez les éléments suivants :

• Taille adéquate de la salle et capacité à accueillir l’événement.
• Flexibilité de modifier la disposition des salles/des tables.
• Aucune obstruction visuelle dans la salle. Éclairage intérieur (flexibilité de modifier/tamiser certaines parties).
• Possibilité de contrôler la lumière naturelle.
• Distractions sonores limitées dans les couloirs/derrière les murs.
• Accès proche aux WC.

Demandez quels sont les équipements audiovisuels disponibles. Presque tous les événements nécessitent un ou plusieurs appareils audiovisuels.  Confirmez la disponibilité de chacun des équipements suivants :

• Internet haut débit (Ethernet/WiFi).
• Microphones : micro cravate et sur pied (quantité nécessaire).
• Projecteurs LCD et télécommandes.
• Taille d’écran et possibilités d’obscurité appropriées.
• Écrans plats, écrans de télé pour les besoins de vidéo.
• Chevalets, tableaux blancs et fournitures.
• Prises de courant (nombre et situation dans la salle).

Documentez votre budget.  Faites le total de tous les postes de dépense, notamment les postes suivants :

1. Coût du lieu de réunion.

2. Coût du traiteur.

3. Coût de la location d’équipements audiovisuels.

4. Coût des services administratifs.

5. Police de garantie.

6. Services offerts gratuitement.

7. Options de paiement.

Il existe différentes possibilités pour un lieu à faible coût.  En fonction de la taille de l’événement, on peut utiliser le lieu de travail d’un collègue, une salle de classe ou un amphithéâtre dans une université, ou un salon particulier dans un restaurant.

Si vous comptez servir des plats lors de l’événement, cela peut rapidement gonfler les coûts. En revanche, offrir une collation attire les gens, il faut donc trouver un lieu équipé en conséquence ou faire livrer les plats par un traiteur.  Les tarifs de restauration des hôtels sont souvent les plus élevés, confirmez donc auprès du personnel de l’hôtel si vous pouvez faire venir un traiteur de l’extérieur.

IV.4. Créez un programme intéressant

Une fois que les hôtes comprennent que les gens aiment participer à des événements, il est aussi important de créer un programme qui en vaut le déplacement. Le programme doit se concentrer sur un seul thème et ne pas dépasser les participants.  Par exemple, l’exemple de programme de séminaire suivant (demi-journée) tient compte des besoins des participants :

• 8h00 Arrivée et café/petit déjeuner
• 8h45 Message de bienvenue
• 9h00 Conférencier d’honneur
• 10h00 Pause
• 10h15 Discussion d’experts
• 11h30 Mot de la fin

Respectez le programme et les horaires. Même avec le meilleur des programmes, les participants à un événement ont des préférences quant aux dates ou aux horaires. Pensez à ce qui suit lorsque vous choisissez les dates et heures de votre événement :

1. Les participants préfèrent le matin pour les séminaires.

2. Les participants préfèrent que les événements d’appréciation se tiennent immédiatement après le travail.

3. Les mardis et jeudis sont des jours de réunion couramment choisis.

4. Évitez, si possible, d’organiser une réunion un vendredi.

5. Évitez de prévoir des réunions les jours fériés ou la veille des jours fériés.

6. Pensez à la facilité de se rendre à l’événement.

Il est également important de se faire une bonne réputation de respect des horaires (commencer et terminer à l’heure).

IV.5. Préparez une liste des personnes invitées

Les réunions réussies ont un thème particulier et un public cible pour ce message. Il est utile de préparer une liste des invités comprenant les noms des participants, même s’ils sont classés par ordre d’importance. Les hôtes font souvent l’erreur de préparer une liste générale des invités potentiels et puis ouvrent la réunion à tous. Cela peut fonctionner si vous essayez de remplir les places disponibles en invitant le plus grand nombre possible.

Une des clés pour attirer suffisamment de participants à votre réunion consiste à inviter les gens tôt et à continuer de leur rappeler l’événement, même s’ils ont confirmé leur participation. Il est important de générer de l’engouement pour l’événement. Les invitations imprimées classiques sont en ordre, mais il est également généralement acceptable de nos jours d’utiliser les technologies de l’information pour envoyer votre invitation. Essayez cette approche :

1. Mentionnez l’événement aux invités avant d’envoyer des invitations.

2. Envoyez un rappel de date au début du processus de planification (papier ou électronique).

3. Envoyez une invitation détaillée, notamment les moments forts du programme (papier ou électronique).

4. Envoyez à nouveau une invitation détaillée avec un mot personnalisé (électronique).

5. Appelez les invités de manière formelle et invitez-les à l’événement.

IV.6. Marketing et publicité pour l’événement

Le marketing d’événement est de loin la tâche la plus essentielle et souvent la plus ardue de l’organisation d’événements. On la considère souvent comme étant le plus important facteur du succès d’un événement. C’est le cas parce que le nombre de participants à un séminaire dépend fortement de l’efficacité des activités de marketing et de publicité. L’atteinte des objectifs de l’événement dépend en grande partie de la façon dont ce dernier est « commercialisé ». Cela veut dire qu’une bonne stratégie marketing et un bon positionnement du séminaire doivent être adoptés pour pouvoir générer suffisamment d’inscriptions à l’événement.

La plupart du temps, les organisateurs d’événements qui possèdent d’importants moyens s’orienteront vers un marketing de grands médias tel que les journaux. On peut également envoyer des communiqués de presse à d’importants journaux afin de les sensibiliser à ce nouvel événement. De plus, on peut également acheter de grandes banderoles et affiches publicitaires pour annoncer l’événement dans les zones à forte circulation piétonne.

Lorsque vous faites de la publicité dans la presse écrite, le magazine ou le journal choisi doit avoir comme lecteur-type le public cible de votre événement. De plus, tous les articles de presse doivent être rédigés de manière alléchante afin de mettre en lumière les avantages de la participation.

Toutefois, s’il existe des limitations budgétaires, le marketing hors média peut aussi faire des miracles. Si l’événement est consacré à un secteur particulier, on pourrait envoyer des télécopies en masse aux entreprises faisant partie de ce secteur. L’envoi en masse de courriels est devenu l’une des méthodes les plus économiques pour atteindre un large public cible. Toute base de données existante peut s’avérer très utile.

L’Internet Society a développé une série de produits qui peuvent être distribués lors des événements organisés par les Chapitres. 

IV.7. Collaboration avec les mécènes

La participation à l’événement de mécènes réputés permet d’augmenter la crédibilité de l’événement, mais aussi de réduire les coûts. Les mécènes peuvent également apporter leur contribution en termes de marketing car ils aident également à annoncer votre événement auprès de leurs clients. De plus, certains mécènes peuvent participer à la location des lieux en échange d’un espace d’exposition ou de publicité pour leur compte. Certains mécènes demandent aussi de pouvoir diffuser, auprès des participants, un message court sur leur société pendant l’événement. 

IV.8. Gestion des personnes et collaboration avec les conférenciers

Un séminaire ne peut être réussi sans les personnes qui l’organisent, ni sans les conférenciers qui partagent leurs connaissances avec les participants.  Invitez des conférenciers de grand calibre qui apportent leur réputation à l’événement et qui fourniront aux participants des informations pertinentes pour leur travail, secteur ou métier. Préparez les conférenciers à l’avance, collaborez à leurs présentations PowerPoint et informez-les à l’avance de détails pratiques, des horaires et du nombre d’auditeurs attendus.  Demandez-leur ce dont ils ont besoin, comme un projecteur ou encore des micros supplémentaires qui seront utilisés pour les sessions de questions-réponses.

Tout événement nécessite une bonne équipe de personnes s’occupant de tâches comme le placement, l’inscription, le service clientèle ainsi que la gestion des questions financières.  Expliquez bien à l’équipe tous les protocoles de l’événement afin d’éliminer toute possibilité de confusion ou d’erreur. Afin d’assurer un bon déroulement de l’événement, chaque personne doit bien comprendre son rôle. Pour ce faire, il faut préparer un programme détaillé mais aussi définir précisément les rôles et responsabilités de chaque personne. De manière idéale, le chef de projet doit contrôler toute l’équipe et s’assurer que chacun exécute efficacement les tâches qui lui sont imparties.  En outre, l’autorité est également déléguée au chef de projet de gérer les différentes parties prenantes comme le gérant des lieux, les mécènes et les exposants de l’événement.

Les chapitres, en particulier, travaillent avec une équipe de projet de bénévoles, il est donc essentiel qu’une personne prenne les rennes et qu’elle assume le rôle de chef de projet pour l’organisation de l’événement.

IV.9. Le jour « J » : préparation, inscription, placement, retour d’informations

Toute la planification et les préparations du séminaire, représentant 80 % du travail total requis, se répercutent sur l’événement final qui ne peut durer que quelques heures ou quelques jours. Le jour précédent l’événement, visitez les lieux pour vous assurer que tout est en ordre et conforme aux exigences et aux spécifications. Les micros, projecteurs et les systèmes audio et vidéo doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils sont en état de fonctionnement optimal. Préparez une liste des accessoires nécessaires et faites transporter tous ces articles dans les lieux de la réunion au moins une journée avant l’événement. Le jour précédent l’événement, les organisateurs de l’événement doivent se rendre sur les lieux pour effectuer les préparatifs, notamment la mise en place de la décoration et des posters.

Le jour « J », l’équipe doit être présente sur les lieux au moins 1 heure et demie avant le début et doit être prête à recevoir les participants une demi-heure avant l’heure prévue de leur arrivée. Les inscriptions doivent être effectuées à l’entrée afin d’assurer un contrôle de l’accès. Les badges, les prix de présence et les programmes ou livrets d’événement sont remis à ce moment-là et les placeurs montrent aux participants leur siège dans la salle de l’événement.

L’équipe est également chargée de donner des conseils ou d’aider les participants durant l’événement. Enfin, il faut distribuer les formulaires de commentaires puis les recueillir auprès des participants afin de déterminer le niveau de satisfaction par rapport à tous les aspects de l’expérience d’événement. Cela permet de recevoir des indications, des idées et des conseils pour des améliorations futures.  [Lien vers le formulaire de commentaire].

IV.10. Exemple : un séminaire

L’événement de type séminaire est peut-être l’événement le plus couramment organisé par les chapitres. La plupart des séminaires se déroulent sur une demi-journée ou une journée entière. Pour ceux qui entendent créer une check-list pour la planification d’un séminaire, ce qui suit permet de très bien structurer et planifier l’événement.

Et pour ceux qui prévoient une conférence sur plusieurs jours ou plusieurs séances, pensez à adopter une approche similaire. Toutefois, votre check-list de planification du séminaire sera tout simplement plus longue.

1. Confirmez les objectifs de l’événement

Avant de procéder à des recherches du lieu idéal pour la réunion, veillez à bien connaître les objectifs de base de l’événement.

• Qui est le public ?
• Quel est le thème du séminaire ?
• Où doit-il avoir lieu ?
• Pourquoi les gens vont-ils participer ?
• Quel est le programme du séminaire ?

L’organisme Convention Industry Council a mis en place une gamme d’outils que l’on devrait considérer comme une excellente source de bonnes pratiques, et qui aide le planificateur d’événement ou de réunion à faire le suivi de tous les détails de la planification d’événement. Doté d’outils gratuits à télécharger, cela aide les planificateurs d’événement à créer une liste des détails pertinents. Ceci comprend (liste non exhaustive) :

• Profil d’événement (date, horaires, lieux, contacts, etc.)
• Coordonnées de l’organisateur/hôte de l’événement
• Coordonnées des fournisseurs
• Profil du participant
• Espace nécessaire
• Restauration (boissons comprises)
• Exigences en audiovisuel
• Mise en place de la salle

2. Création d’un profil d’événement

Une fois que le planificateur a défini divers aspects de l’événement, le moment est venu de rechercher les lieux possibles pour la réunion. Il est important de collaborer étroitement avec l’organisateur/hôte de l’événement pour déterminer le type de lieu et l’endroit le plus pratique pour le séminaire, tant pour l’organisateur que les invités (la liste des idées est presque infinie) :

• Hôtel, palais des congrès, salle de restaurant, club privé, musée/galerie d’art

3. Décrivez les besoins du séminaire et demandez des propositions de lieux.

La plupart des lieux pouvant accueillir la réunion se feront un plaisir de présenter un devis pour un séminaire. La personne chargée des banquets ou de la location des salles a besoin des informations suivantes :

• Date(s) possible(s) de l’événement
• Nombre de participants
• Configuration de la salle (salle de classe, en forme de U, etc.)
• Heure de l’événement (doit comprendre la mise en place et le rangement)
• Besoins de restauration (et boissons)
• Besoins audiovisuels (notamment écrans, micros, etc.)
• Mise en place de la salle

4. Confirmation et/ou élaboration du programme

Il est essentiel que la personne nommée planificateur de l’événement travaille étroitement avec l’organisateur de l’événement/hôte parce que le programme de l’événement changera fréquemment entre le jour de la conversation initiale et le jour « J » de l’événement. Le planificateur de l’événement doit être prêt à modifier le plan et à collaborer étroitement avec le gérant des lieux pour s’assurer que tout se déroule comme prévu.

5. Confirmation de l’accord avec le lieu de réunion

Une fois que le planificateur connaît le nombre de participants visé ainsi que les exigences pratiques pour le séminaire, il doit louer fermement la salle de l’événement et réserver les équipements nécessaires. La plupart des accords doivent permettre au planificateur de réduire/augmenter le nombre de personnes servies pour la restauration et les boissons, jusqu’à un certain nombre de jours avant l’événement. Cependant, de nombreux accords limitent la réduction possible du nombre de personnes à servir, il convient donc de faire une estimation au plus juste.

6. Création des communications et des documents relatifs à l’événement

Il s’agit d’un aspect auquel certains planificateurs s’intéressent alors que d’autres ne s’y intéressent pas. Pour l’essentiel, certains planificateurs de réunion seront responsables de chacun des aspects suivants :

• Création d’invitations d’événement
• Impression du programme et d’autres documents
• Achat des cadeaux pour les participants et des prix de tombola
• Production de badges
• Expédition de la signalétique et des présentoirs de l’événement

7. Collaboration étroite avec l’hôte de l’événement pour finaliser la logistique

Le planificateur de réunion doit régler quelques aspects de la réunion avant l’événement. Entre autres, il convient de confirmer ce qui suit :

• Conférenciers pour l’événement
• Exigences en audiovisuel de l’événement
• Nombre de participants à l’événement
• Rôles et responsabilités de l’hôte
• Besoins en équipements pour l’événement (vérifier plusieurs fois)

8. Mise en place de l’événement

Veillez à prévoir le temps nécessaire à la mise en place de l’événement, il est donc recommandé d’arriver environ 1h30 avant l’événement. Conseil : si le séminaire est prévu le matin, demandez au responsable des ventes du lieu de laisser votre équipe mettre en place l’événement la veille (mais ne laissez pas d’objets de valeur dans un site public).

Tous les documents, plaquettes, panneaux, présentoirs, cadeaux, tables d’inscription, badges et autres doivent être prêts pour l’événement.

Mise en garde : les conférenciers modifient parfois les transparents la veille de leur présentation et vous donnent de nouvelles présentations devant être ajoutés au PowerPoint 10 minutes avant l’événement.

9. Exécution de l’événement

Après vous être préparé, l’heure est venue pour le séminaire.  Attendez-vous à des choses comme :

• Certains participants arriveront toujours en avance.
• Certains participants arriveront toujours en retard.

On rencontre fréquemment un problème technique ou un autre.

La réunion

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d'un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptées de tous.

Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un souci d'efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes.

On appelle conduite de réunion l'ensemble des actions à entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d'effets. La réunion est l’un des instruments de travail le plus efficace pour promouvoir à l’intérieur du groupe un climat favorable de travail, de respect réciproque, de créativité et de croissance constructive du groupe à travers la planification des objectifs.

On parle d’une réunion lorsque 3 ou plus se rencontrent pour :

• Présenter des informations ;
• Donner/recevoir un feeback ;
• Planifier les activités ;
• Résoudre des problèmes ;
• Prendre des décisions.

Qu’elle soit stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.

Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction), la pertinence de sa restitution (compte rendu, plan d’actions concrètes, etc.).

V.1. Sortes de réunion

Réunion informative :

Elle consiste à

• Fournir des données préliminaires ;
• Mettre à jour la situation ;
• Expliciter les politiques de l’organisation ;
• Donner des dispositions ;
• Répandre les connaissances (know how) ;
• Faciliter l’homogénéité de la manière de travailler.

Réunion consultative :

Elle a pour objectif :

• Recevoir les points de vue et les avis ;
• Evaluer les aspects globaux ;
• Confronter les compétences spécifiques ;
• Elaborer des alternatives ;
• Préparer des décisions.

Réunion décisionnelle

Son objectif est de:

• Choisir entre différentes propositions ;
• Définir des plans d’action ;
• Etablir des responsabilités ;
• Commencer de nouvelles décisions.

V.2. Les phases d’une réunion

On distingue 3 phases de la réunion : La préparation, ta gestion (tenue) et la clôture. Aucune de ces trois phases n’est à sous-estimer. Pour rendre efficace une réunion, il est important de tenir compte de chacune de ces étapes et organiser de manière optimale chacune d’elles.

V.2.1. Préparation

• Définir avec clarté l’objectif ;
• Sélectionner qui doit y prendre part (seulement les personnes importantes, et non toutes les personnes disponibles et intéressé);
• Préparer l’ordre du jour (ordonné de manière logique et séquentielle)
• Prédisposer le matériel ;
• Envoyer à l’avance l’ordre du jour et les informations nécessaires pour permettre aux participants de se préparer.
• Décider la durée de la réunion et informer sur l’heure de conclusion ;
• Donner valeur temporelle à l’ordre du jour (attribuer le temps en fonction de l’importance du sujet).

L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs de la réunion :

Méthode « TOP » :

• T : définir clairement le thème de la réunion, c’est-à-dire « De quoi allons nous parler ? ».
• O : définir l’objectif à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « Devons nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats ? ».
• P : définir avec précision le plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.

Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :

• Le TOP ;
• La liste de participants (il est possible, et même recommandé, d’y faire figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion) ;
• Les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, et
• Les participants : les choisir, les préparer

Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés. Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants à dix. Au-delà, l’animation devient plus difficile.

Des éléments de préparation peuvent aussi être remis aux participants afin qu’ils puissent les compléter ou se préparer. Ces éléments peuvent être des synthèses, analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions, etc.

La logistique garante d’une bonne organisation

Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc.

Il convient de s’assurer également du bon fonctionnement de ces équipements. Il n’est pas du meilleur effet de faire attendre les participants 15 minutes le temps que l’animateur trouve un feutre qui fonctionne correctement.

·Opportunité de la réunion

Avant toute chose, la raison d'être de la tenue d'une réunion doit être mûrement réfléchie afin de ne pas céder aux travers de la « réunionnite aigüe » :

• Quel est l'objectif de la réunion ?
• Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
• Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ?

·Périmètre de la réunion

• Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Il est également nécessaire d'harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.
• Durée : Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.
• Ordre du jour : Il s'agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l'ordre du jour

·Date et réservation de la salle

En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles. Les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées dans la mesure du possible.

La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours
à l'avance, afin de permettre l'envoi des invitations et des convocations
aux participants dans des délais décents. La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :

• Capacité de la salle (en termes de places assises) ;
• Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d'animation) ;
• Besoin d'un accès à internet ;
• Présence d'ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur).

·Prévenir les participants

Diffuser l'ordre du jour à l'ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l'heure de début et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d'accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.

Si possible et afin d'optimiser l'efficacité des échanges,
un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.

• Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu'un ordre de mission leur soit adressé. Il s'agit de contraintes réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.
• Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

V.2.2. La gestion

• Illustrer l’objectif et l’ordre du jour aux participants ;
• Monitorer les temps (suivre et contrôler le déroulement en fonction des temps attribués)
• Maintenir la discussion en cohérence avec l’objectif de la rencontre.
•  Si le projet est en rapport avec des projets en cours d’exécution ou à une précédente réunion, faire un petit résumé des éléments qui ont émergé de la précédente réunion.;
• Modérer les interventions, en limitant ceux qui parlent trop et en stimulant le timide à intervenir ;
•  Sélectionner et évaluer des informations, en indiquant les priorités ;
•  Pour des réunions de décision, obtenir du groupe la meilleure décision.

L’animation d’une réunion demande certaines qualités personnelles telles que l’assertivité (en résumé, il s’agit de la faculté à savoir dire non et imposer ses choix dans le respect de l’autre), l’empathie, le leadership. Mais encore une fois, une réunion bien préparée est toujours plus facile à annoncer et à gérer.

·Tour de table

Un « tour de table » permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant. Il est fortement recommandé de demander aux participants de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment d'éviter l'utilisation de sigles. 

·Désignation d'un rapporteur

Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour la rédaction du compte-rendu. S'il s'agit d'une série de réunion, chacun devra être rapporteur à son tour.

·Feuille d'émargement

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d'émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement. Une feuille d'émargement type est en annexe de ce document. 

·Récapitulatif du relevé de décision précédent

A toutes fins utiles, s'il s'agit d'une série de réunions, les décisions de la réunion précédentes peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de l'avancement de leur réalisation. 

·Rappel de l'ordre du jour

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler brièvement l'ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les intervenants. Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés en débuts de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer de les traiter rapidement en fin de réunion. 

·Mettre à l'aise

Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de réunion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une température adaptée permettront de rendre une réunion plus efficace.

·Rédiger un relevé de décision

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l'ensemble des participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif : un responsable doit être désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle. ·Date de la prochaine réunion

S'il s'agit d'une série de réunion, il peut être opportun de profiter de la présence des participants pour convenir d'une date commune pour la tenue de la ou des réunion (s) suivante (s). 

V.2.3. Clôture

Il ne faut jamais sous estimer cette phase. C’est le passage fondamental pour ne pas perdre le sens même de la réunion, des considérations faites au cours de la rencontre. 

À l’issue de la réunion, une synthèse écrite (soit par l’animateur, soit par le secrétaire désigné) doit être diffusée à l’ensemble des participants. Ce compte rendu résumera : les objectifs de la réunion ; la liste des participants ; le ou les sujets abordés ; la liste des...

·Rédiger le compte-rendu

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud »,
directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ».  Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants :

• Objet de la réunion,
• Date de la réunion,
• Participants (et excusés),
• Ordre du jour,
• Résumé de chaque point de l'ordre du jour,
• Relevé de décisions

Au minimum, à défaut d'un compte-rendu de réunion, il est indispensable de procéder à un simple relevé de décision. Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :

• Acter des décisions
• Formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les tenants et aboutissant.
• Capitaliser l'information, pour mémoire.

·Diffuser le compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour validation. Après un délai de l'ordre d'une semaine, si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l'ensemble des participants. 

V.3. Sept Conseils pour organiser une réunion efficace[1]

Définir des objectifs précis

Le succès d'une réunion tient à sa préparation. « Inutile de se réunir à cadence régulière, tous les lundis matin par exemple. Pour être efficace, vous devez le faire uniquement lorsque vous savez à quoi cela va servir ». Définir les objectifs de cette réunion permet de décliner l'ordre du jour. Etablissez celui-ci de manière claire et concise, en détaillant les thèmes abordés. Cela permettra d'évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d'éliminer certains points. « Il faut se montrer raisonnable: une réunion habituelle de travail de deux heures suffit en général».

Choisir les bons participants

« Veillez à ce que tous les collaborateurs présents aient un réel intérêt à prendre part à la réunion ». Un bon remède contre l'ennui et les bâillements éventuels... L'animateur peut aussi prévoir la présence de certaines personnes pour une partie de la réunion, selon les points abordés. « Les participants arrivent souvent avec un bloc-notes vierge et un stylo, alors qu'il faudrait venir avec un dossier contenant l'historique des réunions et une présentation de leur intervention ».

Pour chasser l'esprit d'improvisation et l'inefficacité qui s'ensuit, prévenez vos collaborateurs à l'avance de la tenue de la réunion, de l'ordre du jour et de son amplitude horaire. Demandez-leur clairement de se préparer pour un débat construit, en précisant par exemple sur chaque invitation que vous attendez d'untel qu'il intervienne sur une question particulière. Ils se prépareront d'autant plus qu'ils sauront combien de temps sera accordé à chaque point. Afin d'optimiser la dynamique des échanges, n'excédez pas huit ou dix personnes par réunion.

Penser au lieu et à l'heure

L'endroit où se déroulera la réunion est important : « Pour rendre la présence du patron moins pesante, évitez son bureau », estime René Moulinier. Le choix d'une salle de réunion s'avère donc plus judicieux. Fuyez les salles aveugles - les participants se fatiguant beaucoup plus vite s'ils ne sont pas éclairés par la lumière du jour - ainsi que les parois en béton, qui réverbèrent le son, et préférez les murs clairs. Pour mettre l'animateur au centre du groupe, l'idéal est une table en « U ». Lors de réunions exceptionnelles et qui durent longtemps, une pause s'impose au minimum toutes les deux heures. Evitez si possible le créneau 14 heures- 16 heures, moment de la journée où le cerveau est le moins en alerte en raison de la digestion

.Respecter les horaires

Avertissez les participants que la réunion commencera à l'heure. C'est le meilleur moyen pour qu'elle se termine en temps voulu, simple règle de respect de l'organisation du travail de chacun. Si quelqu'un arrive en retard, l'animateur peut arrêter momentanément le cours de la réunion pour le faire remarquer. Parions que le retardataire fera davantage attention à sa montre au prochain rendez- vous...

Veillez aussi à respecter l'ordre du jour et les temps alloués, à l'avance, pour chaque problématique. Si les deux tiers des participants conviés n'ont pas le temps d'aborder leur sujet, ils risquent de se montrer frustrés d'avoir travaillé pour rien et d'être déçus par la réunion. L'animateur ne doit donc pas hésiter à rappeler à l'ordre les « moulins à parole ».

Animer en écoutant

Le choix du supérieur hiérarchique comme animateur de la réunion n'est souvent pas le meilleur : la fonction nécessite de ne pas être l'un des participants les plus impliqués. Garant du rythme de la réunion, l'animateur parle peu et se montre capable de faire s'exprimer les autres pour atteindre les objectifs fixés. Il régule le temps de parole. Quand un nouveau problème menace d'accaparer la discussion, il le traite comme un point séparé de l'agenda et le reporte.

Sachez également que les conflits ressortent souvent lors des réunions. « Si un point important met aux prises deux interlocuteurs, il ne faut pas les laisser monopoliser la parole, mais les amener à se rencontrer pour en discuter en dehors, et à en communiquer les résultats à la prochaine réunion par exemple ».

Etablir des règles claires

Une réunion commence toujours par la formulation claire des thèmes à l'ordre du jour, ainsi que le timing prévu pour chacun des points. En effet, les participants n'ont pas forcément tout noté. « L’animateur doit passer une sorte de contrat avec le groupe afin de cadrer l'esprit de la réunion. En début de réunion, il pose comme principe que ceux qui veulent critiquer fassent une contre-proposition, afin de débattre ensuite de toutes les propositions ». Avec une critique positive, le débat sera plus constructif. L'animateur rappelle aussi que si certains points ne sont pas abordés, ils seront reportés à la réunion suivante, et désigne un secrétaire de séance, qui prendra note des décisions. Cette présentation de début de séance ne doit pas durer plus de deux minutes.

Synthétiser les résultats

En fin de réunion, l'animateur résume, à l'oral, les décisions arrêtées, les missions de chacun d'ici à la prochaine rencontre et les points encore en discussion, à inscrire sur un prochain ordre du jour. Il évalue ainsi avec l'assistance si les objectifs de la réunion ont été atteints, ce qui lui permet en outre d'être certain que tout est clair dans l'esprit des participants et qu'ils ont tous compris la même chose. Le secrétaire de séance diffuse ensuite, dans les 24 heures, un compte rendu destiné aux participants et à ceux que le sujet intéresse. Précis et concis, celui-ci ne doit pas dépasser deux pages.

N.B. :

Il n’est pas opportun de tenir une reunion quand

• Le but n’est pas clair ;
• Il n’y a pas de temps, par pression des événements ;
• Les données sont insuffisantes ;
• La communication est plus efficace avec d’autres moyens ;
• La décision est déjà prise
• Il y a trop de conflictualité à propos du sujet à débattre
• La réunion est proposée comme moyen pour ralentir une action

Utilisée de manière erronée, une réunion perd son efficacité et devient peu productive.

RISQUE

• La Réunion peut perdre de vue son but opératif, en devenant un “rituel” ;
•  Il peut y arriver que prédomine un “effet confession”, dans le cas où chacun intervient en dehors de l’ordre du jour.