Communication institutionnelle

Communication institutionnelle: concept et caractéristiques
 

Concept

La communication institutionnelle peut être définie comme le type de communication réalisée de manière organisée par une institution ou ses représentants et destinée aux personnes et aux groupes de l'environnement social dans lequel elle exerce son activité. Elle vise à établir des relations de qualité entre l'institution et le public avec lequel elle est liée, en acquérant une réputation sociale et une image publique adaptée à ses objectifs et à ses activités.

Caractéristiques de la communication institutionnelle
Parmi les différentes caractéristiques de la communication institutionnelle, les suivantes peuvent être soulignées:
1. La communication institutionnelle est un nouveau concept lié au marketing, à la publicité et aux relations publiques, mais elle va au-delà des fonctions remplies par celles-ci, car elle cherche à transmettre la personnalité de l'institution et les valeurs qui la sous-tendent.

2. La communication institutionnelle a un caractère dialogique car l'institution tente de nouer des relations avec les membres de la société dans laquelle elle est présente, à la fois avec les individus et avec les institutions, contribuant au bien commun par le biais de ses objectifs spécifiques.

3. Nous ne pouvons pas séparer l'identité d'une institution, ses valeurs et notre façon de communiquer. Son identité doit être en harmonie avec le contenu, avec la manière et le but de sa communication.

4. Les institutions sont responsables de leurs actions devant l'entreprise et leur communication doit en tenir compte.

5. Il existe trois éléments possibles - qui ne coïncident pas toujours - dans la communication d'une institution: ce qu'est l'institution; ce qu'il dit qu'il est et ce que les autres perçoivent. Une bonne communication institutionnelle recherche l’harmonie entre les trois éléments en les faisant s’identifier, et en évitant que l’image communiquée ne corresponde pas à la réalité ou que l’institution soit perçue de manière équivoque et que la perception ne coïncide pas avec la réalité. réalité.

6. La communication institutionnelle ne s'identifie pas uniquement avec les informations fournies par ceux qui coordonnent les activités de communication de l'entreprise. Il existe une sorte de communication institutionnelle formelle qui est celle réalisée par ceux qui ont été officiellement désignés pour cela. Il existe un autre type de communication informel: celui qui est transmis par ceux qui, par leur façon d’agir et de procéder, forment l’institution. En fait, même s'ils ne sont pas investis d'autorité, ils sont perçus comme un élément représentatif de l'organisation. Chaque acte accompli par une institution a donc une répercussion sociale souvent interprétée par l'entreprise comme une communication institutionnelle.

7. La communication institutionnelle tend à gérer tous les contacts de communication de l'institution et de ses membres avec les différents types de public, externes et internes.

La communication des valeurs et le plan de communication institutionnel:

La communication institutionnelle passe par un programme qui nécessite normalement quatre phases:
1) la recherche: c’est l’étude approfondie de l’institution et du public avec lesquels elle entre en contact, afin d’identifier les carences, les compétences compétitives, les défis futurs et les opportunités possibles;
2) programmation: création d'une stratégie de communication élaborée pour une certaine période, sur la base des informations recueillies lors de la phase précédente;
3) réalisation: il s’agit de la mise en œuvre effective de la stratégie envisagée, conformément aux objectifs fixés;
4) évaluation: il s’agit de la valeur attribuée aux résultats obtenus, en les comparant aux objectifs initialement prévus, sur la base de critères préalablement établis.

EN DÉTAIL

1. Recherche:
- Définition: travail systématique et constant pour rassembler et analyser des informations intéressantes sur les activités de communication d’une organisation en général et sur les programmes concurrents. Rechercher signifie "Où sommes-nous", "dans quelle réalité sommes-nous"?

La recherche aide à mettre la communication en contexte.
Ici, il est toujours préférable de connaître le contexte de son institution.

Ne vous arrêtez pas aux premières impressions. Pour cette raison, la recherche doit être approfondie, répétée.
Il y a deux aspects de la recherche:
> Rassembler les données
> Analyser les résultats.

- Domaines de recherche:
> Extérieur: social, économique, politique ... hors institution
> Interne: dans sa propre institution.

Au niveau interne, vous devez connaître ou identifier:
• capacités
• des difficultés
• les opportunités
• les défis
de votre institution.

- Caractéristique: + Ecoute + Connaître le public (identifier, segmenter, créer des canaux en fonction de chaque groupe) + Fondements pour les décisions + Identifier les problèmes + Administration publique + Se connaître.
- Méthodes: Enquêtes, panels, entretiens, Analyse du contenu de la diffusion, Questionnaires par correspondance, Centre de documentation.

2. Programmation:

- Définition: Activité systématique et constante permettant de déterminer les objectifs de l’organisation, après avoir étudié les conclusions de la phase de recherche et défini les moyens d’atteindre les objectifs. Si la recherche indique où nous en sommes, la programmation indique où nous voulons aller.
- Types de programmation:
+ Du point de vue du contenu d'une organisation (objectifs génériques et spécifiques)
+ Du point de vue temporel: court terme (spécifique) (1 à 2 ans) et long terme (général) (3 à 5 ans)
- Eléments de programmation:
Sélectionnez les objectifs à atteindre: Les objectifs sont les buts, le but à atteindre. Ils doivent être concrets, réalisables, en amélioration continue, conformément à la mission de l'organisation. Les premiers objectifs sont les objectifs généraux de l'institution. Nous devons développer des forces, tirer parti des opportunités et ordonner (échelonner) les priorités.
? Actions de planification: déterminez le public, choisissez le support (canal) et formulez le message.
Organisation: Personnes, Ressources, Calendrier. Quatre idées pour l’élaboration des programmes: Professionnalisme (savoir travailler dans l’ordre), Manière (Proposition synthétique, formulation claire, Approbation de la tête, Transmission, c’est-à-dire communiquer avec qui doit faire quoi)

3. mise en œuvre:
- Outils de communication: écrit, oral, audiovisuel. Ici il faut distinguer
° Les moyens de votre institution
° médias généraux (parce qu’ils créent l’opinion publique).
° Événements (C’est aussi un moyen de communiquer, de créer des nouvelles)
° Produits (occasionnels)
- Techniques de communication: * Disposer de sources crédibles, * Un message clair et précis, argumenté et continu, * Choisir les bons canaux. Nous devons comprendre la dynamique de chaque canal. (La dynamique de la déformation: dramatisation, spectaculaire, simplification, transitoire, généralisation, personnalisation).

A faire:

Préparation sérieuse du sujet, croire en ce qui est dit, créer une atmosphère accueillante.

À éviter:

peur, perfectionnisme, tension ou agressivité.

- Travaillez et gérez avec professionnalisme: ponctualité, ne perdez pas de temps, terminez bien, service, obéissance (faites attention au patron), sens esthétique, sens éthique, courtoisie dans les relations.
Travail de leadership: compétences en leadership; Management (Prudence, énergie, détermination, vision globale, sérénité).

4. Evaluation: C'est l'activité systématique et constante qui nous permet de mesurer les résultats obtenus.
Nous devons évaluer rigoureusement la capacité de reconnaître nos propres limites, l’innovation.
Note: Penser et parler, ce n'est pas faire et produire
          Produire, ce n'est pas diffuser
          Diffuser n'est pas communiquer
L'évaluation peut être faite par l'organisation elle-même ou par une agence.
Méthodes d'évaluation: Quantitative (traduction des résultats en chiffres)
                                      qualitative
                                      questionnaire
Portée: Évaluation de l'organisation, d'un département, d'un programme constitutionnel.
Types: Pré-évaluation
           Évaluation finale

Communication interne: concept et fonctionnalités.

Concept: Type de communication qui favorise les relations valables entre les personnes qui construisent le public interne d’une organisation et qui génère la confiance nécessaire pour coordonner de manière adéquate et responsable toutes les ressources disponibles pour atteindre le but de la mission partagée.
 

Son objectif est d'améliorer la qualité du travail de l'organisation et de mener à bien sa mission. (Créer un climat de confiance).

Caractéristiques
- Personnel: L'institution ou organisation est composée de personnes
- Une grande partie de la communication est non verbale
- bi-directionnelle:
° Seul° Groupe ° Groupe - Groupe ° Leaders d'opinion ° Porteurs (Gatekeepers)
L'auto-référence est un obstacle majeur à la communication interne.
Les obstacles à la communication interne de l'organisation:
• Organisationnel: Manque de dialogue entre les employés. On ne sait pas ce que fait l'autre. Souvent parce que l'institution est trop formalisée.
• barrières interpersonnelles
• Obstacles individuels: compétences individuelles des personnes.
• Obstacles économiques, géographiques et temporels
• Barrières médiatiques

L'articulation de la langue et l'identité de son institution comme point de départ pour la communication dans un contexte culturel concret

L'identité de l'institution détermine les principes de communication avec lesquels on agit. Le but pour lequel il a été créé et les valeurs qui le maintiennent orientent donc de manière décisive son activité de communication. Depuis que le concept de communication institutionnelle a été développé parallèlement à celui de communication entrepreneuriale, les principales stratégies de communication ont été réalisées sur le terrain commercial. En fait, c’est sur ce terrain que la communication a plus d’importance dans la gouvernance d’entreprise, et pas seulement comme moyen de diffusion. Au cours des deux dernières décennies du vingtième siècle, les départements et les bureaux de communication se sont multipliés avec une présence au sein de l'entreprise variable selon les cas. Dans de nombreux cas, ils gèrent les relations avec les médias. coordonner les activités de marketing, les relations publiques et la publicité; ils gèrent la communication au sein de l'institution et gèrent les contacts avec les clients actuels et potentiels.
Outre le fait que le domaine commercial est celui dans lequel il est le plus développé, la communication institutionnelle s’applique de manière tout aussi efficace à d’autres domaines de la vie sociale, répondant à l’identité de chaque institution, identité qui détermine le type de message, les différents publics, les moyens, les fins les plus appropriées. C'est pourquoi la communication d'une institution commerciale diffère de celle d'une institution religieuse, car les identités spécifiques impliquent leurs propres façons d'agir - de communiquer - différentes les unes des autres. Même une institution publique présente des caractéristiques spécifiques qui la différencient des institutions de loisirs à but non lucratif ou des partis politiques. Toutefois, parmi les divers types d’institutions existantes, des similitudes en matière de communication se dégagent également.

Le rôle et les caractéristiques d'un bureau de communication au sein d'une institution

1. Promouvoir une relation d'information ouverte et fluide au sein de l'institution
2. Établir et maintenir une relation d'information constante entre les institutions et les médias
3. Promouvoir la création et le développement de médias et / ou de contenus
4. Diffuser la culture de l'institution sur les médias au sein des communautés et entre les utilisateurs et les professionnels des médias
5. Prendre soin de la formation des professionnels des médias
6. Encourager une relation institutionnelle entre l’institution et d’autres organisations actives dans le domaine de la communication ou dans d’autres domaines.
7. Planifiez à l'avance le travail de communication à effectuer

Et aussi
1 ° encourager le dialogue, la collaboration et la réflexion entre les différents responsables des médias des différentes entités et des services de l'institution qui travaillent dans le domaine des médias pour créer un directoire;
2 ° Réfléchir sur les moyens d'expliquer différentes dimensions de la communication en nous permettant de mieux répondre aux besoins de l'institutiion et des publics;
3 ° Aider l'institution à établir des plans, des stratégies de communication;
4 ° Offrir un service de formation permanente pour le respect des exigences du professionnalisme dans le domaine de la communication et des médias;
5 ° Promouvoir la recherche en communication et les nouvelles stratégies de communication;
6e Promouvoir le travail des professionnels dans le domaine de la radio, la télévision et autres médias.